Waarom de thema-audit monitoring meerjarenplan?
Waarom de thema-audit Monitoring Meerjarenplan?

Monitoring is het systematisch en continu verzamelen van relevante gegevens om gericht op te volgen of de (beleids)doelstellingen gerealiseerd worden en de dienstverlening goed verloopt. Dit stelt het bestuur in staat om te weten of het op koers zit om de doelstellingen te bereiken en tijdig bij te sturen indien nodig.

Uit de organisatie-audits van de afgelopen jaren blijkt dat monitoring één van de belangrijkste structurele verbeterpunten is in de lokale besturen in Vlaanderen. Het Decreet Lokaal Bestuur werd op dit punt aangescherpt. Artikel 263 bepaalt immers: “Er wordt minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd”. In september 2020 maakten de meeste lokale besturen een eerste opvolgingsrapportering op. Het najaar 2020 was dan ook een geschikt moment voor Audit Vlaanderen om na te gaan hoe de lokale besturen de monitoring van hun meerjarenplan aanpakken.

> terug naar begin

Auditdoelstellingen en risico's
Auditdoelstellingen en risico's
De thema-audit evalueerde of lokale besturen:
  • Duidelijk opvolgbare doelstellingen/actieplannen/acties formuleren;
  • Een degelijke aanpak hanteren voor de opvolging van de voortgang van het meerjarenplan 2020-2025. Ook de randvoorwaarden bij deze opvolging (afspraken, instrumenten) werden geëvalueerd;
  • Degelijke rapporten hanteren die het management en het politieke niveau toelaten om de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025 geïnformeerd bij te sturen. Ook hoe de organisatie rapporteert over de impact van COVID-19 op de realisatie van het meerjarenplan werd geëvalueerd.
De belangrijkste risico’s die bij deze thema-audit zijn onderzocht zijn:
  • De doelstellingen/actieplannen/acties zijn onduidelijk, waardoor het moeilijk is om te evalueren in hoeverre deze zijn gerealiseerd;
  • Heldere afspraken en degelijke instrumenten voor de ambtelijke en politieke opvolging en rapportering over de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025 ontbreken, waardoor:
    • de organisatie onnodig veel tijd verliest met ad-hocrapportering,
    • de rapportering niet tegemoet komt aan de informatienoden van het management en het politieke niveau.
  • De dienstverlening en realisatie van de doelstellingen/actieplannen/acties komen in het gedrang, omdat het management en het politieke niveau niet over voldoende informatie en instrumenten beschikken om adequaat te kunnen bijsturen.

> terug naar begin

Auditaanpak en controleprogramma
Auditaanpak en controleprogramma

Tijdens de auditopdrachten verzamelde Audit Vlaanderen informatie aan de hand van documentenanalyses, interviews en testen. Bij elke auditopdracht werden aanbevelingen geformuleerd met het oog op een betere beheersing van de risico’s van de geauditeerde organisatie.

Om na te gaan in welke mate lokale besturen de geformuleerde risico’s beheersen, stelde Audit Vlaanderen een controleprogramma op. Dit controleprogramma is een referentiekader met specifieke doelstellingen, risico’s en mogelijke beheersmaatregelen rond:

  1. Opvolgbaarheid meerjarenplan 2020-2025
  2. Dataverwerking (incl. instrumenten)
  3. Rapportering en bijsturing
  4. Algemeen kader
  5. Aanpak van organisatiebeheersing
     
Controleprogramma Monitoring Meerjarenplan

Elk bestuur kreeg voor elk onderdeel van het controleprogramma een maturiteitsinschatting toegekend.

> terug naar begin