Samenwerken met andere controle-actoren bij de Vlaamse administratie in 2020

Het samenwerkingsmodel tussen de verschillende interne auditfuncties binnen de Vlaamse administratie

Bepaalde publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen (EVA’s) en de VRT beschikken over een auditcomité en/of een eigen interne audit. De samenwerkingsmodaliteiten tussen het Auditcomité van de Vlaamse administratie/Audit Vlaanderen en deze auditcomités/interne auditdiensten binnen de EVA’s/VRT wordt vastgelegd in enerzijds de charters van de auditcomités binnen deze EVA’s en anderzijds de interne auditcharters van deze interne auditdiensten.

De evaluatie van de goede werking van de verschillende auditfuncties wordt jaarlijks besproken in het overleg van het auditcomité van de Vlaamse administratie met de voorzitters van de auditcomités van de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen en de VRT.

Daarnaast zijn er ook bilaterale overlegmomenten tussen de betrokken beleidsdomeinverantwoordelijken van Audit Vlaanderen en de verantwoordelijken van de interne auditdiensten binnen de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen en de VRT.

Het samenwerkingsmodel tussen de verschillende interne auditfuncties binnen de Vlaamse administratie omvat verder de volgende afspraken:

Kwaliteitscontrole en toezicht

Audit Vlaanderen heeft vanuit zijn opdracht en taakinvulling de bevoegdheid en verantwoordelijkheid om kwaliteitstoezicht uit te oefenen, o.a. door op geregelde tijdstippen een audit-op-audit bij de EVA’s/VRT uit te voeren die enerzijds een evaluatie van de interne auditdienst conform het vooropgestelde normenkader en anderzijds een evaluatie van de rol en werking van de auditcomités conform de principes van goed bestuur omvat. Dit betekent dat minstens om de 5 jaar een externe evaluatie uitgevoerd zal worden op de interne audit dienst en het auditcomité van de betrokken extern verzelfstandigde agentschappen (EVA’s) en de VRT.

Het auditcomité van de EVA/VRT waakt erover dat deze externe evaluatie wordt uitgevoerd en dat opvolging voorzien is ter remediëring van eventueel gedetecteerde pijnpunten. Audit Vlaanderen zal opvolgen dat het auditcomité van de EVA/VRT hierin zijn rol opneemt en dat de geïdentificeerde pijnpunten m.b.t. de werking van het auditcomité van de EVA/VRT geremedieerd worden.

Forensische audits

Het auditcomité van de EVA/VRT, en bij uitbreiding de raad van bestuur van de EVA/VRT, zijn verantwoordelijk voor de beslissing of al dan niet een forensische audit uitgevoerd dient te worden voor geïdentificeerde indicaties van fraudegevallen en onregelmatigheden. Dit dient te gebeuren aan de hand van een vooronderzoek of evaluatie van materialiteit van de geïdentificeerde indicaties van onregelmatigheden. Voor dit vooronderzoek, evenals voor de uitvoering van de forensische audit, kan beroep gedaan worden op Audit Vlaanderen gezien deze een specifiek competentiecenter heeft opgericht voor forensische audits.

Het auditcomité van de EVA/VRT dient over alle (mogelijke) fraudegevallen en onregelmatigheden evenals het resultaat van het (voor)onderzoek te rapporteren aan Audit Vlaanderen.

Indien Audit Vlaanderen rechtstreeks meldingen ontvangt over mogelijke onregelmatigheden bij een EVA/de VRT of indien het (bijkomend) verder onderzoek nodig acht, op basis van de ontvangen rapportering, zal hierover overlegd worden met het auditcomité van de EVA/VRT. De eindbeslissing over het eventuele verdere gevolg ligt bij Audit Vlaanderen.

Entiteitsoverschrijdende thema-audits

Audit Vlaanderen zal overleg plegen met het auditcomité en de interne audit dienst bij de EVA/VRT over eventuele thema-audits die Audit Vlaanderen wenst uit te voeren binnen de EVA/VRT. Er zal voorafgaand overlegd worden of en hoe de thema-audit kan ingepast worden in de planning van de interne audit. Audit Vlaanderen zal voorzien in de methodologische en technische ondersteuning, waar nodig. Het ziet eveneens toe op de kwaliteit en uniformiteit van de rapportering.

Beleidsgericht rapport en informatie-uitwisseling

Het auditcomité van de EVA/VRT zal jaarlijks een beleidsgericht rapport opstellen aan de hand van het kader aangereikt door Audit Vlaanderen. Daarnaast zal er doorheen het jaar op permanente basis informatie-uitwisseling gebeuren (bijvoorbeeld: rapporten van door de interne audit dienst bij de EVA/VRT uitgevoerde auditopdrachten, resultaten van de risico-analyse, de auditplanning voor het komende jaar en de notulen van het auditcomité van de EVA/VRT).

Afsprakennota's tussen de controle-actoren van de Vlaamse administratie

Globale afsprakennota single audit

Op 10 mei 2017 werd de globale afsprakennota single audit in de Vlaamse administratie en de lokale besturen ondertekend. De nota bevat afspraken tussen de Inspectie van Financiën, het departement Financiën en Begroting, het Rekenhof, het Instituut van de Bedrijfsrevisoren, Audit Vlaanderen en de Vlaamse Auditautoriteit Europese Structuurfondsen.

Met de afsprakennota beogen de controleactoren dubbel werk te vermijden, de controlelast voor de geauditeerde entiteiten van de Vlaamse administratie, de lokale besturen en de begunstigden van de Europese structuurfondsen te verminderen en de kostenefficiëntie van hun audits te verhogen. lnformatiedeling tussen de verschillende partijen is hierbij de belangrijkste kerngedachte

Jaarlijkse afsprakennota single audit voor de rekeningen van de Vlaamse overheid

In deze nota wordt een kader inzake financiële controles tussen de verschillende controle-actoren afgesproken. Het is een afsprakennota tussen het departement Financiën en Begroting, het Rekenhof en het Instituut van de Bedrijfsrevisoren waarin onder meer de informatiedoorstroming vanwege de bedrijfsrevisoren naar Audit Vlaanderen wordt geoptimaliseerd.

Stuurgroep single audit

De stuurgroep single audit bestaat uit de controleactoren van de Vlaamse administratie en het Rekenhof. Het Departement Financiën en Begroting neemt het voorzitterschap waar. Deze stuurgroep behandelt enkel single audit aangelegenheden voor de Vlaamse administratie en dus niet voor de lokale besturen.