Thema-audit Financiële processen met betrekking tot aankopen

Audit Vlaanderen voert vanaf het najaar 2020 tot na de zomer van 2021 de thema-audit Fiinanciële processen m.b.t. aankopen uit bij lokale besturen. Deze audit wordt telkens uitgevoerd bij het volledige lokaal bestuur (zowel de stad/gemeente als OCMW en desgevallend het AGB).

Deze thema-audit handelt over het vastleggen van kredieten, de boekhoudkundige verwerking en de financiële afwikkeling van aankopen, maar ook een aantal overkoepelende voorwaarden hierbij. Audit Vlaanderen evalueert in deze thema-audit ook de organisatiebeheersing bij het beheer van de financiële processen m.b.t. aankopen.

Meer concreet evalueert Audit Vlaanderen of de organisatie haar financiële processen adequaat inricht om:

  • de aankopen steeds te kunnen linken aan de doelstellingen, met de daaraan gekoppelde middelen en vastgelegde kredieten;
  • het tijdig en correct registreren van de aankopen te kunnen garanderen;
  • de financiële afwikkeling van de aankopen tijdig en correct uit te kunnen voeren;
  • een goed beeld te kunnen verschaffen van haar werking (met monitoringinformatie van het aankoopproces, de stand van zaken van de inzet van de middelen, alsook de financiële, budgettaire en economische gezondheid van de organisatie);
  • een goede organisatie en technische ondersteuning van de financiële processen te realiseren (met duidelijke rollen en autorisaties en gepaste ICT-toepassingen).
Risico's

Deze thema-audit focust op de belangrijkste risico’s bij de financiële processen m.b.t. aankopen:

  • Aankopen zijn niet in lijn met wat in het meerjarenplan werd vooropgesteld en/of zijn onvoldoende voorafgaandelijk voorzien en goedgekeurd;
  • Aankopen worden niet correct en/of tijdig gealloceerd in de boekhouding, waardoor er een foutief beeld van de budgettaire en economische toestand kan worden gevormd;
  • Aankopen worden niet correct en/of tijdig betaald;
  • De organisatie is niet in staat om haar stakeholders een getrouw beeld te bieden van haar aankopen;
  • Niet-geautoriseerde personen voeren ongeoorloofde handelingen uit in naam van het bestuur.
Controleprogramma
Controleprogramma thema-audit Financiële processen met betrekking tot aankopen