Thema-audit Monitoring Meerjarenplan

Vanaf oktober 2020 tot het voorjaar van 2021 voert Audit Vlaanderen de thema-audit 'Monitoring Meerjarenplan' uit bij een 15-tal lokale besturen. De keuze voor dit thema vertrekt onder meer van de vaststelling uit opeenvolgende globale rapporten over de organisatie-audits, dat monitoring een blijvend aandachtspunt is voor veel lokale besturen.

Bovendien wil Audit Vlaanderen hiermee aanknopen bij de decretale bepaling (art. 263) die vooropstelt dat uiterlijk eind september het management aan de gemeenteraad en de OCMW-raad moeten rapporteren voor de uitvoering van het meerjarenplan in het eerste semester van het jaar. Dit moet voor de eerste keer gebeuren in 2020. 

Naast de algemene opvolging, wil Audit Vlaanderen nagaan hoe de lokale besturen bij hun rapportering omgaan met de impact van COVID-19 op de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025. 

De thema-audit ‘Monitoring Meerjarenplan’ focust daarom op drie doelstellingen, met name nagaan of het lokaal bestuur: 

  • duidelijk opvolgbare doelstellingen/actieplannen/acties formuleerde;
  • een degelijke aanpak hanteert voor de opvolging van de voortgang van het meerjarenplan 2020-2025. We evalueren ook de randvoorwaarden bij deze opvolging (afspraken, instrumenten);
  • degelijke rapporten hanteert die het management en het politieke niveau toelaten om de uitvoering van het meerjarenplan 2020-2025 geïnformeerd bij te sturen. We evalueren hierbij ook hoe de organisatie rapporteert over de impact van COVID-19 op de realisatie van het meerjarenplan. 

Zoals in elke audit uitgevoerd door Audit Vlaanderen, zal Audit Vlaanderen ook de meer algemene aanpak rond organisatiebeheersing door het betrokken bestuur evalueren. 

Risico's

De thema-audit focust op de onderstaande risico's bij de opvolging van het meerjarenplan 2020-2025:

  • de doelstellingen/actieplannen/acties zijn onduidelijk, waardoor het moeilijk is om te evalueren in hoeverre deze zijn gerealiseerd; 
  • heldere afspraken over en degelijke instrumenten voor de ambtelijke en politieke opvolging van en rapportering over de uitvoering van het   meerjarenplan 2020-2025 ontbreken, waardoor: 
    • de organisatie onnodig veel tijd verliest met ad-hoc-rapportering; 
    • de rapportering niet tegemoet komt aan de informatienoden van het management en het politieke niveau; 
  • de dienstverlening en realisatie van de doelstellingen/actieplannen/acties komen in het gedrang, omdat het management en het politieke  niveau niet over voldoende informatie en instrumenten beschikken om adequaat te kunnen bijsturen. 
Controleprogramma
Controleprogramma Monitoring Meerjarenplan