Thema-audit Omgevingsvergunningen

Voor het bouwen of verbouwen van een woning of constructies in de tuin, voor de exploitatie van bepaalde bedrijfsactiviteiten, het wijzigen van vegetatie,enz is in veel gevallen een vergunning nodig. Sinds 2018 is dit een omgevingsvergunning die onder meer de stedenbouwkundige vergunning, verkavelingsvergunning en milieuvergunning vervangt. Zowel steden en gemeenten, de provincie als het Vlaams gewest leveren omgevingsvergunningen worden af. Wie bevoegd is, hangt af van de omvang of het soort project.

Alle aanvragen voor een omgevingsvergunning, ongeacht de vergunningverlenende overheid, moeten via het omgevingsloket ingediend worden. Dit loket stuurt de vergunningen door naar de dossierbehandelingssystemen van het bevoegde bestuursniveau om de aanvragen te behandelen. Sinds de opstart van het omgevingsloket werden ondertussen meer dan 265 000 aanvragen ingediend in dit loket (meldingen en vergunningen). In meer dan 98% van de gevallen was het lokale niveau bevoegd voor de behandeling van deze aanvragen.

Evaluatie van het proces 'omgevingsvergunningen'

Tussen juli 2020 en juli 2021 voert Audit Vlaanderen de thema-audit Omgevingsvergunningen uit bij 15 lokale besturen. In deze thema-audit gaat Audit Vlaanderen na of:

  • in het omgevingsvergunningenproces de nodige beheersmaatregelen en controles aanwezig zijn om een aantal belangrijke risico’s in te perken;
  • de ondersteunende processen zodanig georganiseerd zijn dat zij het toekennen van een omgevingsvergunning adequaat ondersteunen.

Daarnaast peilt Audit Vlaanderen naar de stand van zaken van organisatiebeheersing in functie van de decretale verplichtingen (o.m. de aanwezigheid van een kader en een jaarlijkse rapportering over organisatiebeheersing).

In de audits op lokaal niveau zullen ook de interbestuurlijke aspecten van de omgevingsvergunning verder onderzocht worden. Zo staan de steden en gemeenten steeds in voor het organiseren van het openbaar onderzoek voor alle vergunningverlenende overheden. Ook in de beroepsprocedure zijn de diverse bestuursniveaus betrokken. Andere interbestuurlijke aspecten verbonden aan dit proces zijn het omgevingsloket zelf dat het departement Omgeving beheert, informatie-uitwisseling over wijzigingen aan het omgevingsloket, de wetgeving of de beleidskaders.…

Deze thema-audit is fase 3 van een doorlichting van het proces omgevingsvergunningen op verschillende niveaus.:

  • In de procesaudit uitgevoerd in 2019 onderzocht Audit Vlaanderen de aanpak van het departement Omgeving voor omgevingsvergunningen die door het Vlaams gewest worden uitgekeerd.
  • Aansluitend is in 2019 de digitale ondersteuning van het proces via het omgevingsloket en de dossierbehandelingssystemen onderzocht. Hierbij lag de focus op de mate van digitalisering van het proces bij alle vergunningverlenende overheden (Vlaams, provinciaal en gemeentelijk niveau).
  • In de thema-audit Omgevingsvergunningen evalueert Audit Vlaanderen de aanpak van steden, gemeenten en provincies in 15 audits.

Op basis van de resultaten van de 15 audits maakt Audit Vlaanderen een globaal rapport op met een bundeling van bevindingen die relevant zijn voor alle lokale besturen.

Risico's

Mogelijke risico’s in het proces omgevingsvergunningen:

  • Het niet rechtsgeldig zijn van de vergunningsbeslissing omdat niet alle vereiste processtappen correct zijn uitgevoerd.
  • De onrechtmatige toekenning van een vergunning door de wetgeving niet correct toe te passen.
  • Door het niet correct doorlopen van het openbaar onderzoek worden de rechten van derden miskend.
  • Door het niet afgestemd zijn van het dossieropvolgingssysteem op de regelgeving verloopt het proces niet correct of binnen de juiste termijnen.
  • Omwille van onvoldoende kennis en expertise kan geen correcte beoordeling gegeven worden over de aanvraag van een omgevingsvergunning.
  • Het proces is weinig efficiënt georganiseerd waardoor termijnen niet gehaald worden.
  • Ongelijke behandeling van vergunningsaanvragen door het gebrek aan kennis, visie, afstemming tussen dossiers of door het gebrek aan een onafhankelijke beoordeling.
Controleprogramma
Controleprogramma thema-audit Omgevingsvergunningen
Om op de bovenstaande doelstellingen een antwoord te formuleren, werd dit controleprogramma ontwikkeld.