Waarom is een goede monitoring van het meerjarenplan zo belangrijk?

Uit: Managementrapportering bij lokale besturen. Steunpunt Bestuurlijke Vernieuwing. prof. dr. J. Christiaens, dhr. C. Vanhee, prof. dr. G. Bouckaert en dhr. M. Stepman (22.01.2021)

Onderzoek heeft aangetoond dat de financiële rapportering voor externe belanghebbenden, nl. de wettelijke beleidsrapporten niet volstaan voor interne beslissingsdoeleinden. Diverse argumenten die het belang van een goede managementrapportering benadrukken ten behoeve van het interne beslissingsmakingsproces worden naar voor geschoven. Samengevat komen deze erop neer dat een adequaat en effectief managementrapporteringssysteem ervoor moet zorgen dat:

  • het management de beleidsverantwoordelijken kan ondersteunen/informeren met (‘evidence-based’) informatie ten behoeve van de beleidsvoorbereiding (bv. beschikbare middelen) en het nemen van onderbouwde beslissingen (bv. bepalen hoogte retributies);
  • de realisatie van de beleids- en financiële doelstellingen, de dienstverlening en de interne werking van het bestuur op een systematische en geïntegreerde manier opgevolgd wordt en dat hieromtrent verantwoording wordt afgelegd;
  • er een systematische, tijdige en (financieel) onderbouwde bijsturing gebeurt van de beleids- en financiële doelstellingen, de dienstverlening en de interne werking;
  • aan de hand van bepaalde indicatoren en kerncijfers de efficiëntie en effectiviteit van het (financieel) beleid, de dienstverlening en de interne werking in kaart wordt gebracht en vergeleken wordt in ruimte (met andere besturen) en tijd (met andere jaren);
  • potentiële risico’s voldoende worden beheerst (bv. het vroegtijdig uitgeput zijn van budgetten) zodat de continuïteit van de organisatie, investeringsprojecten en dienstverlening niet in het gedrang komt;
  • er een grotere betrokkenheid en responsabilisering is bij het politieke niveau, het management en andere medewerkers (diensthoofden, teamverantwoordelijken, …) van de organisatie om de (financiële) doelstellingen van het meerjarenplan te realiseren; en
  • medewerkers beter geïnformeerd zijn omtrent de bijdrage die zij (kunnen) leveren aan de realisatie van de (financiële) doelstellingen van het bestuur.

Managementrapporten onderscheiden zich van de wettelijke (beleids)rapporten vanwege hun ondersteunende en sturende functie. Ze moeten het managementteam dus ondersteunen in zijn rol als coördinerend en strategisch sturend orgaan bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie met als doel de eenheid van werking, dienstverlening en interne communicatie te versterken. De wettelijke (beleids)rapporten daarentegen hebben voornamelijk tot doel te informeren en een totaalbeeld te geven van het beleid en de financiën van een bestuur.